La contabilidad gubernamental es el proceso de registrar, analizar, clasificar, sintetizar, comunicar e interpretar información financiera sobre el gobierno como un todo. Se refiere al campo de la contabilidad que encuentra su aplicación específicamente en el sector público o el gobierno.
Las características del sistema de contabilidad gubernamental (por ejemplo, la base de la contabilidad, la naturaleza de los estados financieros) deben adaptarse a las necesidades y a la capacidad de los usuarios.
Un sistema contable podría ser muy bueno al compararlo con las normas internacionales de contabilidad, pero podría tener un valor limitado para el país en cuestión si hubiera pocas personas familiarizadas con estas normas.
Las entidades contables gubernamentales se extienden por todo el país, desde la capital hasta los lugares más recónditos. Dado ese margen, la capacidad de las entidades contables y de su personal variará considerablemente.
1. Características
Con el fin de garantizar la contabilidad adecuada de una amplia gama de entidades, un sistema de contabilidad gubernamental debe ser:
– Relativamente uniforme.
– Bien documentado.
– Simple de aprender y operar.
– Fácil de consolidar.
2.Componentes
Un sistema de contabilidad gubernamental normalmente tiene ocho componentes principales:
– Documentos que proporcionan la evidencia de las transacciones.
– Cuentas bancarias a través de las cuales se manejan los pagos y cobros.
– Registros contables (libro de caja, libros contables, etc.).
– Procedimientos y controles.
– Un medio para poder agregar datos contables.
– Informes contables internos.
– Informes de contabilidad externos (estados financieros).
– Personas que trabajan con el sistema.
3. Diferencia con la contabilidad del sector privado
Los objetivos de las agencias gubernamentales federales, estatales o municipales al aplicar los principios de contabilidad son diferentes del principal objetivo comercial del sector privado, el cual es obtener ganancias.
Los presupuestos son unas de las atenciones más importantes en la contabilidad gubernamental, ya que las agencias gubernamentales son responsables fiscalmente ante los contribuyentes y deben demostrar el cumplimiento del uso de los recursos como estaba previsto en los presupuestos.
En el sector privado, el presupuesto es una herramienta para la planificación financiera, y por eso no es obligatorio cumplirlo.
El sistema de contabilidad gubernamental tiene un enfoque para medir que es diferente al de la contabilidad del sector privado.
En lugar de medir el flujo de los recursos económicos, la contabilidad gubernamental mide el flujo de los recursos financieros.
En lugar de reconocer los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren, los ingresos son reconocidos cuando hay dinero disponible para liquidar pasivos dentro del período contable actual, y los gastos son reconocidos cuando se agotan los recursos actuales.
4.Fondos
Un fondo es una entidad contable con un conjunto de cuentas, que se utiliza para registrar los recursos y pasivos financieros, así como las actividades operativas. Esta es la forma más común de contabilidad gubernamental en la mayoría de los países.
Al dividir los recursos en múltiples fondos, el gobierno puede chequear más de cerca el uso de los recursos. Así minimiza el riesgo de gastos excesivos o de gastos en áreas no autorizadas por un presupuesto gubernamental.
Los fondos gubernamentales se centran en los recursos financieros actuales. Esto significa activos que se puedan convertir en efectivo y pasivos que se pagarán con ese efectivo.
Los balances de los fondos gubernamentales no incluyen activos a largo plazo, ni ningún otro activo que no se convierta en efectivo para liquidar pasivos a corto plazo.
Del mismo modo, estos balances no contendrán ningún pasivo a largo plazo, ya que no se requiere el uso de los recursos financieros actuales para su liquidación. Este enfoque de medición solo se usa en la contabilidad gubernamental.
5.Objetivos
– Registrar las transacciones financieras de ingresos y gastos relacionados con las organizaciones gubernamentales.
– Llevar a cabo el negocio financiero del gobierno de una manera oportuna, eficiente y confiable (por ejemplo, realizar pagos, liquidar pasivos, cobrar montos adeudados, comprar y vender activos, etc.) sujeto a los controles financieros necesarios.
– Mantener de forma sistemática y con fácil acceso todos los registros contables y documentales, como evidencias de las transacciones pasadas y del estado financiero actual, de modo de poder identificar y rastrear detalladamente las transacciones.
– Proporcionar estados financieros periódicos y confiables, que contengan información financiera debidamente clasificada sobre el funcionamiento del fondo público, como base para su manejo y rendición de cuentas, y para la toma de decisiones.
– Mantener registros financieros adecuados para el control presupuestario, el control interno y las necesidades de los auditores.
– Proporcionar los medios para una gestión efectiva de los activos, pasivos, gastos e ingresos del gobierno.
– Realizar los gastos de acuerdo con las reglas y disposiciones legales del gobierno apropiadas.
– Evitar el exceso de gastos más allá del límite del presupuesto aprobado por el gobierno.
– Facilitar la estimación del presupuesto anual al proporcionar datos financieros históricos de los ingresos y gastos del gobierno.
6.Importancia
Contabilidad de actividades con fines de rendición de cuentas
Los representantes gubernamentales, y funcionarios nombrados por ellos, deben ser responsables ante el público de los poderes y tareas delegados.
El público, que no tiene otra opción que delegar, se encuentra en una posición que difiere significativamente de la de los accionistas. Por tanto, necesita información financiera, que debe ser suministrada por los sistemas de contabilidad, que sea aplicable y relevante para ellos y sus propósitos.
La contabilidad gubernamental mantiene un control estricto de los recursos. Igualmente, divide las actividades en diferentes fondos para aclarar cómo se están canalizando los recursos a varios programas.
Este enfoque contable es utilizado por todos los tipos de entidades gubernamentales, donde están incluidas las entidades federales, estatales, municipales y de propósitos especiales.
7.Toma de decisiones
Los actores relevantes, especialmente los funcionarios y representantes, necesitan información financiera contabilizada, organizada y presentada para los objetivos de su toma de decisiones.
Estos objetivos no tienen ninguna relación con los resultados del ingreso neto, sino que se refieren más bien a la prestación del servicio y la eficiencia.
El contribuyente simplemente quiere pagar lo menos posible impuestos por los servicios esenciales para los que la ley obliga a cobrar dinero.
8.Control de gastos
La contabilidad gubernamental requiere que el ejecutivo indique la cantidad, naturaleza y propósito del gasto planificado. También requiere los impuestos necesarios para financiarlo.
También requiere que el ejecutivo solicite y obtenga la aprobación de la legislatura, y que cumpla con la custodia y otorgamiento de los gastos aprobados por el legislador, demostrando tal cumplimiento.
Bajo la contabilidad gubernamental, la legislatura puede dirigir y también controlar el comportamiento del gobierno.
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